20 листопада 2014 року у приміщенні Державної судової адміністрації України відбулося засідання робочої групи з питань напрацювання нової редакції  Положення про автоматизовану систему документообігу суду та організації можливості переходу до системи "Електронний суд".

До робочої групи увійшли: професійні судді, працівники Державної судової адміністрації України, співробітники ДП "Інформаційні судові системи", спеціалісти проекту USAID "Справедливе правосуддя", члени Ради суддів України, керівники апаратів судів та територіальних управлінь ДСА України.

Генеральний директор ДП "Інформаційні судові системи" Віталій Живаєв презентував технічне забезпечення роботи автоматизованої системи документообігу суду (АСДС). ДП ІСС працює над автоматизацією судів з 1998 року. На сьогодні вже автоматизовано 763 суди, Вища кваліфікаційна комісія суддів України, Державна судова адміністрація України та 27 територіальних управлінь ДСА України. Автоматизована система документообігу суду включає в себе три програми: "Д-3" – документообіг загального суду (працює в усіх апеляційних та місцевих загальних судах, крім Апеляційного суду міста Києва, ДСА України та 27 ТУ ДСА України), "ДСС" – документообіг спеціалізованих судів (працює в усіх господарських та адміністративних судах, у тому числі ВАСУ та ВГСУ, ВККСУ), Веб-АСД – програма доступу до справ та документів центральної бази даних через єдиний інтерфейс (використовується ВССУ для отримання інформації по справах, що оскаржуються та для отримання інформації по справах судів з АР Крим).

Автоматизована система документообігу суду забезпечує:

- автоматизацію загального документообігу; 

- автоматизацію судового документообігу;

- автоматичний обмін електронними справами між судами різних інстанцій через центральну базу даних;

- створення документів судочинства засобами вбудованого редактора;

- підпису та автоматичної відправки процесуальних документів до Єдиного реєстру судових рішень;

- встановлення Інформаційного кіоску, який надасть можливість відвідувачам суду отримати в приміщенні суду інформації з бази АСДС щодо справ, в яких відвідувач є стороною, а також доступ до веб-сайту суду.

- автоматичного перенесення необхідної інформації з процесуальних документів, створених в АСДС, до обліково-статистичних карток;

- роботи в системі "Електронний суд".

Не останнє місце в АСДС займає автоматична побудова статистичних звітів. Програма передбачає введення статистичних показників у стандартні статистичні картки. При ДП "ІСС" працює call-центр, який здійснює консультації при заповненні статистичних карток та допомогу при роботі з програмою. Так, за період роботи телефонних консультацій, кількість судів, що використовують програму зросло від мінімального відсотка майже до ста відсотків судів.

Веб-доступ до центральної бази даних призначена для організації пошуку справ по усіх судах України; перегляду інформації по знайденій справі (учасники процесу, документи по справі); перегляду табелю роботи суддів судів загальної юрисдикції; перегляду логів автоматичного розподілу суддів. Доступ користувачів Веб-АСД може розмежовуватися по судах та категоріях справ.

Найбільш важливе місце посідає програма обміну інформації з АСДС.

Через систему обміну даними здійснюється обмін електронними справами, рішення яких оскаржується, між судами всіх інстанцій.

Єдиний реєстр судових рішень, рішення до якого надсилаються автоматично, надає доступ до судових рішень, які відкриті до загального доступу з урахуванням вимог щодо нерозголошення відомостей, що містяться в текстах судових рішень. Для суддів, працівників судів, ДСА України, ТУ ДСА України та ДП "ІСС" існує закритий доступ до повних текстів судових рішень. Також розроблено функцію доступу до рішень Європейського суду з прав людини. 

З 17 червня 2013 року в усіх місцевих та апеляційних судах запроваджено порядок щодо надсилання судами учасникам судового процесу та кримінального провадження текстів судових повісток у вигляді sms-повідомлень. На сьогодні з моменту початку роботи функціоналу відправлено 627 826 sms-повідомлень.

У всіх місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції запроваджено порядок щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу в частині надсилання судом таким учасникам процесуальних документів в електронному вигляді паралельно з паперовими документами. З початку функціонування системи "Електронний суд" зафіксовано 102 224 користувачів та доставлено 133 126 документів.

Також до Центральної виборчої комісії надсилаються електронні копії судових рішень, що набрали законної сили, з відомостями, які не можуть бути відкриті для загального доступу, ухвалених місцевими судами за результатами розгляду справ про уточнення списків виборців, визнання фізичних осіб недієздатними та поновлення цивільної дієздатності фізичних осіб, які були визнані недієздатними, та судових рішень, ухвалених відповідними апеляційними та вищими спеціалізованими судами в цих справах.

Суди мають можливість отримувати реєстраційні номери облікових карток платників податків сторін справи від Фіскальної служби України через інформаційно-телекомунікаційні мережі із впровадженою системою захисту інформації та використанням електронного цифрового підпису.

Генеральний директор ДП "ІСС" представив членам робочої групи заплановані до реалізації проекти:

1. Надсилання до АСДС від НАІС ДАІ протоколи про адміністративні правопорушення у сфері дорожнього руху та його безпеки у вигляді електронних даних. АСДС на базі цих даних автоматично формує підписку на розсилку sms - повісток та за результатами розгляду цих справ надсилає до НАІС ДАІ винесені постанови (інші судові рішення) у вигляді електронних даних, а також відомості про апеляційні оскарження.

2. Планується передача з Державної пенітенціарної служби до АСДС інформації щодо переміщень ув'язнених та у зворотному напрямку передача відомостей про розгляд кримінальної справи.

3. Здійснення оплати судового збору через портал судової влади або платіжний термінал.

До перспективних розробок на майбутнє ДП "ІСС" разом з ДСА України відносять:

- надсилання статистичних звітів через АСДС після підписання ЕЦП;

- побудова засобами ДСА України та засобами АСДС бюлетенів та інших зведених звітів;

- індексація документів/справ та швидкий пошук за контекстом;

- можливість отримання документів від сторін процесу в електронному вигляді;

- кодекси щодо необхідності прийняття судами електронних справ, які підписані ЕЦП;

- сканування всіх матеріалів справи при реєстрації;

- внесення всіх процесуальних документів в електронну справу;

- доступ сторін по справі до справи через веб;

- використання однієї програми для всіх типів судів;

- централізоване зберігання даних;

- зменшення в майбутньому витрат на закупки ПК та серверів, внаслідок зменшення вимог;

- збільшення витрат на Інтернет.

Учасниками робочої групи був проведений аналіз зауважень суддів та працівників апарату суду до Автоматизованої системи документообігу суду.

За результатами аналізу прийнято рішення про внесення певних змін та подальше доопрацювання.

Також на розгляд робочої групи була представлена нова структура Положення про автоматизовану систему документообігу суду та обговорені пропозиції судів до чинного Положення про автоматизовану систему документообігу суду.